Affiliations

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> Consulter la grille tarifaire 2011-2012

Qu’est-ce qu’une affiliation?

Une affiliation, c’est une adhésion à un groupe et/ou une organisation qui regroupe des personnes partageant les mêmes intérêts et passions, en plus d'offrir à ses membres certains avantages.

Pourquoi doit-on s’affilier?

Le but premier de s’affilier auprès de Plongeon Québec est de devenir un membre à part entière de cette fédération et du même coup de Diving Plongeon Canada. Aussi, tous les membres ont accès à plusieurs services et programmes offerts par Plongeon Québec. Les membres sont périodiquement tenus informés des activités ou des nouvelles par le biais des notes de service. Cette année, l’envoi fréquent de bulletins d’information électroniques fournira encore plus d’informations, de résultats et d’histoires à tous nos membres (inscrivez votre club, les membres de votre conseil d’administration et vos athlètes en ligne au www.plongeon.qc.ca/?q=node/77).

Parmi les autres avantages, tout dépendant du type d’affiliation, l’on compte :

  1. Assurance accident;
  2. Assurance responsabilités;
  3. Livre des règlements;
  4. Permet d’être éligible à différents réseaux de compétitions;
  5. Permet d’être éligible à faire partie de différentes équipes provinciales et nationales;
  6. Permet d’être éligible à certaines subventions et bourses;
  7. Promotion des clubs, de leurs activités, de leurs membres et de leurs inscriptions;
  8. Droit de vote lors de l’assemblée annuelle;
  9. Invitation à des activités sociales.

Voir la grille d’affiliation disponible sur le site Internet de Plongeon Québec (page Grille tarifaire).

L’importance d’affilier tous les plongeurs

Les affiliations à Plongeon Québec permettent à la fédération de pouvoir tenir un registre provincial des personnes pratiquant, de diverses manières, la discipline du plongeon au Québec. Ce registre, en plus de servir à offrir des services à ses membres, donne également à Plongeon Québec un certain pouvoir relatif à la quantité de membres qu’elle représente et, ainsi :

  1. Aller chercher des revenus de subventions provinciales;
  2. Aller chercher des revenus de commandite. Les commanditaires recherchent principalement deux choses : s’associer à des entités performantes (résultats) et avoir de la visibilité (nombre).

Plongeon Québec compte actuellement quelques 1400 membres. Nous savons très bien qu’il y a beaucoup plus de personnes qui s’adonnent à la discipline du plongeon à travers la province. Mais comme elles ne sont pas affiliées, nous ne pouvons ni les quantifier, ni les inscrire dans notre base de données. Nous n’avons qu’à penser à tous les plongeurs qui suivent des cours d’initiation ou encore à tous les enfants qui plongent dans les piscines extérieures l’été!

Plus la fédération a de membres, de clubs et de régions représentées, plus elle est entendue et plus nous avons de chance de voir notre enveloppe budgétaire pour le maintien et le développement de nouveaux programmes et services augmenter.

Pour y parvenir, nous avons besoin de la collaboration de tous les clubs. En affiliant tous vos plongeurs, assurés ou non, et ce, tout au long de l’année, vous contribuerez à augmenter nos ressources pour que nous soyons en mesure de mieux vous aider.

Un moyen plus facile d’inscrire vos plongeurs non assurés

Dans les cas des plongeurs non assurés, vous pouvez même nous envoyer les feuilles d’affiliations ou encore vos rapports dans des fichiers Excel ou Word, incluant les mêmes informations que celles requises pour un plongeur assuré.

Clublink, l’outil pour administrer les affiliations

Comme vous le savez, l’affiliation de vos plongeurs, entraîneurs et membres administratifs doit être faite à chaque début de saison, avant le 1er octobre de l’année en cours. Encore cette année, Plongeon Québec vous demande de réaliser ces affiliations à l’aide du programme Clublink ou E-sport, sur internet.

Pour accéder à E-sport, il faut aller sur www.diving.ca (le site de Plongeon Canada) et cliquer, dans le menu tout en bas à droite, sur Clublink-enregistrement d’adhésion. Sur la page suivante, choisir tout en haut à droite « administrator » et entrer votre login et mot de passe. Si vous ne le connaissez pas, vous n’avez qu’à envoyer une demande pour à jbrodeur@plongeon.qc.ca. À partir de ce moment, les options qui s’offrent à vous apparaîtront à l’écran. Vous pourrez, entre autres, ajouter de nouveaux membres ou modifier ceux déjà existants. Étant donné que vous travaillez directement en ligne, vos informations seront automatiquement acheminées à la fédération lorsque la demande sera faite.

Pour accéder à Clublink. Si vous n’avez pas le programme Clublink, et désirez l’installer sur votre ordinateur, vous devez en faire la demande à jbrodeur@plongeon.qc.ca ou au (514)252-3096. Un CD pour l’installation ainsi qu’un manuel vous seront acheminés par la poste. Il est important de bien les conserver. Une fois que vous avez installé le programme sur votre ordinateur, il est essentiel de télécharger le fichier du bureau central de Plongeon Québec. Une fois le programme installé, vous débutez par entrer les coordonnées de tous vos membres à affilier, ou leurs modifications selon le cas. Une fois que cela est fait, vous devez me faire parvenir vos données par le billet de l’internet, pour que je puisse les traiter et vous faire suivre la facturation en conséquence. Vous devez donc faire la manipulation spécifique suivante :

Lorsque vous êtes sur la page principale de Clublink, vous devez appuyer sur l’onglet (en haut, vers la droite) Internet registration, puis sur export. Je  vous suggère, une fois de temps à autre, d’appuyer sur le bouton Import, situé au même endroit, pour recevoir les ajustements qui proviendront de ma part.

Si le bouton Internet Registration est activé, passez outre la prochaine section. Si le bouton Internet Registration n’est pas activé, c’est probablement dû au fait que le lien entre Internet et votre Clublink ne soit pas établi.

Voici les directions pour rétablir cette situation :
1. Aller à e-sport, en passant par www.diving.ca (le site de Plongeon Canada) et cliquer dans le menu tout en bas à droite sur Clublink-enregistrement d’adhésion.
2. Sur la page suivante, choisir tout en haut à droite « administrator » et entrer votre login et mot de passe. Si vous ne le connaissez pas, je peux vous le donner. Envoyez-moi une demande pour ces informations à jbrodeur@plongeon.qc.ca.
3. Appuyer sur le lien pour Club-Direct (pour installer le lien entre Clublink et e-sport)
4. Lancer Clublink et le menu « Internet Registration » devrait désormais être allumé. Vous pourrez alors importer et exporter à votre guise!

Notez que le logiciel de Clublink n’est pas compatible avec Windows 7 ou VISTA 64-bit pour le moment. Une nouvelle version compatible est présentement en développement. Dans le cas où vous possédez un ordinateur non- compatible, nous vous suggérons d’utiliser E-sport, le programme en ligne.

Pour une assistance supplémentaire, communiquer avec Joelle Brodeur, à Plongeon Québec. Bien que mon aide soit à votre entière disposition, j’aurais un dernier conseil à donner sur le sujet : Il serait un atout pour votre club que la personne qui s’occupait des affiliations durant les années passées puisse venir en aide à la personne qui prend sa relève. Une rencontre de quelques minutes, pour expliquer le programme aidera grandement et personne ne se sentira laisser pour compte. Pensez-y, l’entraide est un immense atout dans le merveilleux monde du sport!

Procédures pour s’affilier

Afin de procéder à l’inscription des affiliations, il est important de bien suivre les étapes suivantes :

  1. Assurez-vous d’avoir la dernière version du programme – Clublink 5.4V. Elle peut être téléchargée gratuitement pour les utilisateurs déjà inscrits : www.integratedsports.net.
  2. Faites la mise à jour du bureau central. Plusieurs changements ont été apportés aux différentes catégories et aux coûts. Le fichier du bureau central sera disponible sur le site www.integratedsports.net dès le 1er septembre 2011.
  3. Repartez une nouvelle saison. Ceci permet de changer le statut des membres inactifs. Consulter le guide pour les procédures.
  4. Inscrivez tous vos membres dans Clublink en vous assurant que les coordonnées, les rôles et les informations requises pour chaque membre sont bien remplis et justes. Il est aussi important de mettre à jour les coordonnés du club et le nom de la personne à contacter.
  5. Exportez vos données et faites parvenir le fichier Clublink à info@plongeon.qc.ca au plus tard le 1er octobre 2011.
  6. Le (la) responsable du club (ou de la municipalité) recevra un rapport de Plongeon Québec. Celui-ci comprendra toutes les informations des membres affiliés à son club.
  7. Toute affiliation tardive entraîne une pénalité de 5 $ pour un plongeur et de 15 $ pour un club. (Cette politique d’affiliation tardive ne s’applique pas aux nouvelles affiliations et aux plongeurs récréatifs puisque ceux-ci peuvent s’inscrire tout au long de l’année.)
  8. Aucune inscription par téléphone ne sera acceptée.

NOTES IMPORTANTES :

  • Lorsque vous êtes affilié comme athlète de compétition au niveau provincial, et qu’au cours de l’année vous participez à un championnat canadien, la différence sera facturée au club. Le processus est le même pour chaque changement de catégorie.
  • Si vous êtes qualifié dans plus d’une catégorie (Ex : officiel + entraîneur + athlète), et afin d’être reconnu comme tel auprès de Plongeon Québec, vous devez obligatoirement l’indiquer en cochant aux endroits appropriés, à défaut de quoi, votre affiliation ne sera pas valide. Cependant, vous ne payez que le montant le plus élevé. (Exemple : si vous êtes un entraîneur (100 $) et un plongeur compétitif national (115 $), vous cochez les deux (2) catégories mais ne payez que 115 $ pour votre affiliation).
  • L’affiliation est d’une durée d’un an. La période d’affiliation est valide du 1er septembre 2011 au 31 décembre 2012.

Quelques liens intéressants